Договор-поручение на обработку персональных данных (Приложение 1 к оферте)

Стороны. Владелец — Заказчик (СТО), принявший оферту. Распорядитель — физическое лицо-предприниматель [ПІБ ФОП], РНОКПП [РНОКПП] (торговая марка «Teamfix»).

1. Предмет и цель

1.1. Владелец поручает Распорядителю обрабатывать персональные данные клиентов СТО в Сервисе с единственной целью: предоставление Владельцу программного сервиса для ведения заказов, актов, смет, документов и коммуникаций с его клиентами. Иной цели обработки нет.

1.2. Распорядитель обрабатывает данные только в объёме, необходимом для этой цели, и по документированным указаниям Владельца (действия Владельца в интерфейсе Сервиса являются указаниями).

2. Категории субъектов и данных; длительность

2.1. Субъекты: автовладельцы, их представители, лица, привозящие автомобиль; сотрудники Владельца.

2.2. Данные: имя, телефон, e-mail, данные автомобиля (номер, VIN, пробег), фото приёмки, история заказов, документы, переписка, согласия, технические журналы. Данные особого риска (здоровье, биометрия, геолокация) не обрабатываются; Владелец не вносит их в Сервис.

2.3. Срок: на время действия оферты; фото закрытых заказов — 1 год, прочие документы — 3 года, если иное не определено Владельцем в пределах закона.

3. Обязательства Распорядителя

3.1. Обрабатывать данные только в пределах пункта 1; не использовать их в собственных целях, кроме создания обезличенной агрегированной статистики (без имён, телефонов, номеров, VIN и других идентификаторов).

3.2. Обеспечивать конфиденциальность: доступ имеют только те, кому он необходим; они приняли обязательство о неразглашении, действующее после прекращения работы.

3.3. Безопасность: разграничение доступа по ролям; шифрование секретов и связи; журнал операций с персональными данными (дата, время, действие, пользователь) с хранением не менее 1 года после окончания года операции; резервные копии; план действий при несанкционированном доступе.

3.4. Субраспорядители. Владелец даёт общее согласие на привлечение подрядчиков по перечню Приложения 4 к настоящему договору. Распорядитель заключает с ними письменные соглашения с равнозначными обязательствами, отвечает за их действия и уведомляет об изменениях перечня за 14 дней; Владелец может возразить с обоснованием.

3.5. Передача за границу. Данные могут храниться и обрабатываться за пределами Украины (Cloudflare, Anthropic). Распорядитель обеспечивает гарантии защиты (договоры с поставщиками об обработке данных, стандартные договорные положения, ограничение доступа, шифрование) в соответствии со ст. 29 Закона Украины «О защите персональных данных». Передача субъектам, зарегистрированным в государствах-агрессорах или находящимся под санкциями, запрещена.

3.6. Искусственный интеллект (ИИ-помощник). (а) ИИ-помощник по умолчанию выключен; Распорядитель не передаёт данные поставщику ИИ, пока Владелец сам не включит помощника в настройках, приняв Условия использования ИИ-помощника (Приложение 5). (б) Когда помощник включён, поставщику ИИ (Anthropic, США) передаются вопрос сотрудника, последние сообщения разговора, справка о программе и фрагменты данных, которые помощник нашёл в Сервисе (например, имя клиента, номер авто, статус заказа). Пароли, ключи доступа и платёжные данные не передаются; суммы передаются только при праве сотрудника на финансы. (в) Помощник только читает данные и ничего в Сервисе не меняет; никаких автоматических решений с правовыми последствиями для субъектов не принимается. (г) По условиям поставщика, данные запросов через коммерческий API не используются для обучения моделей; поставщик заключает договор об обработке данных со стандартными договорными положениями и уведомляет о нарушениях безопасности. Поставщик может ограниченно хранить запросы из соображений безопасности; Распорядитель не гарантирует, что данные не хранятся. (ґ) История разговоров хранится 30 дней и удаляется автоматически; при удалении клиента его данные удаляются и из истории. (д) Владелец информирует своих клиентов о таком обмене данными в своих документах и не вносит в запросы данные, которые не вправе обрабатывать.

3.7. Помощь с правами субъектов. Распорядитель в пределах функций Сервиса помогает Владельцу ответить на запросы субъектов (доступ, исправление, удаление, возражение, отзыв согласия). Запрос, полученный Распорядителем от субъекта, передаётся Владельцу в течение 2 рабочих дней. Владелец отвечает субъекту в пределах 30 календарных дней.

3.8. Инциденты. Распорядитель уведомляет Владельца не позднее 72 часов после обнаружения нарушения безопасности, затронувшего данные Владельца: что произошло, какие данные и субъекты, принятые меры, контакт. Распорядитель сотрудничает для выполнения требований закона и уведомления субъектов или органов, если Владелец решит это сделать. Владелец уведомляет Распорядителя об известных ему инцидентах (утечка пароля, чужой доступ) в течение 24 часов.

3.9. Прекращение. После прекращения договора Владелец может в течение 30 дней экспортировать данные; далее Распорядитель удаляет или обезличивает данные клиентов Владельца в течение 30 дней, резервные копии — в течение 90 дней, кроме обязанности хранить финансовые записи (без персональных данных клиентов).

3.10. Проверки. Распорядитель предоставляет информацию, необходимую для подтверждения выполнения настоящего договора, и выполняет законные требования Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека.

4. Обязательства Владельца

4.1. Иметь законное основание обработки (договор с клиентом; отдельное согласие — для рекламных сообщений), уведомлять субъектов об обработке при сборе данных, не вносить лишние или неточные данные, ограничить доступ сотрудников по ролям, взять с них обязательство о неразглашении, отключать доступ уволенных.

4.2. Самостоятельно отвечать за цель, состав и сроки хранения данных своих клиентов в пределах закона.

5. Ответственность и форма

5.1. Ответственность сторон — по законодательству и условиям оферты (раздел 12).

5.2. Договор заключается в электронной форме в составе оферты; по требованию любой стороны подписывается в виде PDF.

Приложение 4. Субраспорядители

• Cloudflare, Inc. (облачная инфраструктура, база данных, хранилище фото, почта): все данные Сервиса, служебные письма (e-mail, имя). Страна: США, глобальная сеть; регион хранения определяет поставщик. Гарантии: договор поставщика об обработке данных.
• Anthropic, PBC (США) — ИИ-помощник, только если он включён: см. п. 3.6. Гарантии: договор об обработке данных со стандартными договорными положениями; уведомление о нарушении безопасности в течение 48 часов; обучение на данных клиентов API не проводится.
• Telegram (канал сообщений, только если Владелец подключил бота): идентификатор чата и текст сообщения.
• Checkbox и другие интеграции — по выбору и поручению Владельца (фискальные чеки; ключи кассы хранятся зашифрованно).
• Каталог запчастей (Technomir) — по учётной записи Владельца: артикулы и поисковые запросы.

Изменения перечня — уведомление за 14 дней (п. 3.4).